• Herbert Tropiano

Como organizar eventos corporativos? 4 dicas essenciais

Atualizado: Mai 8

Os eventos são uma excelente oportunidade mercadológica para aumentar os relacionamentos. Por isso, atualmente, eles são priorizados no planejamento estratégico das empresas. Mas você sabe como organizar eventos corporativos?


Um bom planejamento é o segredo para que ele atinja os seus objetivos e seja um sucesso. Quer saber como fazer isso? Confira 4 dias essenciais!


1. Defina o orçamento do evento


O primeiro passo é detalhar o orçamento financeiro. Você precisa listar todos os seus gastos e organizá-los em uma tabela, mensurando a receita e as despesas.


Por exemplo, se você vai precisar de um painel backdrop para o seu evento, então você deve pesquisar junto aos fornecedores:


  1. material;

  2. design e personalização;

  3. durabilidade;

  4. instalação;

  5. valor e condição de pagamento;

  6. prazo de entrega.


Por isso, o ideal é que você tenha pelo menos 3 orçamentos do mesmo material, obviamente, com fornecedores diferentes.


Mas atenção! Lembre-se de comparar exatamente o mesmo item, que atenda às suas necessidades. Não adianta comparar um backdrop de 1,5 x 3,2 m com um de 5,3 x 2,2 m, de materiais totalmente diferentes.


2. Escolha a data e o local


A data é outro aspecto muito importante para organizar eventos corporativos. Evite agendar uma palestra sobre “a importância do empreendedorismo” em um sábado em que há um feriadão, pois a maioria das pessoas costuma viajar ou utilizar esse tempo para o lazer.


Em se tratando do local para o seu evento, deve ser um ambiente que tenha relação com a sua temática. Por exemplo, uma atividade sobre “workshop de yoga para relaxamento muscular”, combina com meio ambiente e lugares ao ar livre. Já imaginou realizá-lo em um quarto com todas as paredes pretas? Não daria certo, concorda?


Falando em regras gerais, opte por lugares que tenham:


  1. fácil acesso;

  2. saídas de emergência;

  3. toaletes limpos à disposição do público;

  4. boa passagem de ar;

  5. janelas grandes e/ou ar condicionado.


3. Contrate uma boa infraestrutura


É fundamental contar com uma boa infraestrutura. Isso significa que os convidados precisam chegar ao local do evento, identificar exatamente onde está cada atração e o que ele precisa fazer para se acomodar. Confira o que deve conter em um checklist de infraestrutura:


  1. cenografia;

  2. local para o credenciamento dos participantes e entrega de brindes;

  3. equipamentos de sonorização e iluminação;

  4. telão para passagem de vídeos e patrocínio;

  5. tendas e coberturas;

  6. mobiliário;

  7. material de apoio.


4. Elabore um excelente plano de divulgação


Você já ouviu falar naquela velha história de que “a divulgação é a alma do negócio”? Essa frase, embora clichê, é muito verdadeira. De nada vai adiantar você criar um evento espetacular se não tiver um bom plano de divulgação.


Isso significa que você precisa ter uma boa identidade visual para confeccionar:


  1. cartazes;

  2. convites;

  3. flyers e folders;

  4. menu e carta de bebidas;

  5. manual para solicitação de patrocínio;

  6. uniformes;

  7. brindes;

  8. peças para marketing online.


Depois, faça um cronograma de conteúdo a ser postado em redes sociais, site, blog e newsletter. Envie convites personalizados para a imprensa e solicite ajuda na divulgação.

No fim das contas, saber como organizar eventos corporativos é fácil desde que você conte com um bom planejamento estratégico.


Após ler o nosso post, você aprendeu como organizar eventos corporativos? Ficou com alguma dúvida? Deixe um comentário no post. Será um prazer conversar com você!

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